Hướng dẫn tổ chức event ngoài trời độc đáo 2023

Tổ chức event ngoài trời hiện nay đang rất được ưa chuộng, nhất là đối với giới trẻ. Vậy cần chuẩn bị và lưu ý những gì để có thể tổ chức sự kiện ngoài trời đúng như kế hoạch? Hãy tiếp tục đọc bài viết sau đây để tìm lời giải đáp cho thắc mắc của bạn nhé.

Các yếu tố cần chú ý khi tổ chức event ngoài trời

Địa điểm tổ chức event ngoài trời

Địa điểm được coi là một trong những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Vì vậy, bạn cần lưu ý kỹ những vấn đề sau để xác định được địa điểm tổ chức hoạt động ngoài trời phù hợp nhất.

• Nội dung của chương trình như thế nào?

• Khách mời là ai? Số lượng bao nhiêu?

• Địa điểm tổ chức sự kiện có đảm bảo khả năng tiếp cận hay không, có đảm bảo các vấn đề về an ninh và an toàn,…hay không?

Thời tiết ngày tổ chức sự kiện

Vì là hoạt động ngoài trời nên vấn đề thời tiết cần được xem xét kỹ lưỡng. Không nên tổ chức các hoạt động ngoài trời với quy mô lớn trong mùa mưa bão. Nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, bạn cũng cần lưu ý những hình thái thời tiết có thể xảy ra. Từ đó, bạn cần chuẩn bị áo mưa, ô, dù… để đảm bảo chương trình vẫn được diễn ra đúng kế hoạch.

Vệ sinh và an ninh

Ngoài yếu tố thời tiết hay địa điểm tổ chức, vấn đề vệ sinh và an toàn tại sự kiện cũng được đặc biệt chú trọng. Nếu cần, bạn cần thuê đơn vị vệ sinh sự kiện (đặc biệt là những đơn vị liên quan đến văn hóa ẩm thực). Hoặc nên có thùng đựng, túi đựng rác và nơi tập kết rác để sinh hoạt phù hợp.

Quy trình tổ chức event ngoài trời chi tiết nhất

Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần tham khảo nội dung, ý tưởng và chủ đề chung của chương trình sao cho phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng. Ý tưởng và chủ đề sẽ là chìa khóa để bạn dễ dàng lập kế hoạch cho các bước tiếp theo. Mỗi sự kiện sẽ có những yêu cầu về cách sắp xếp, dàn dựng và không gian khác nhau. Vì vậy, để tổ chức mỗi sự kiện cũng cần có những ý tưởng riêng, không chỉ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn phải hoàn toàn phù hợp với những tiêu chuẩn mà sự kiện đó muốn đạt được.

Xác định thời gian và địa điểm cho sự kiện

Khi bạn đã ổn định ý tưởng và chủ đề của sự kiện, đừng bỏ qua bước chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.

Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc sao cho phù hợp với loại hình sự kiện và các vấn đề liên quan như đã đề cập ở trên.

Về thời gian tổ chức, nên chọn thời điểm phù hợp với mục đích tổ chức. Ví dụ, đối với một sự kiện khai trương, bạn nên tổ chức vào buổi sáng – thời điểm mọi người di chuyển nhiều trên đường. Mục đích là làm cho sự kiện thu hút được nhiều sự chú ý của mọi người. Nếu tổ chức tiệc tất niên, hãy chọn thời gian tổ chức sự kiện vào buổi tối hoặc cuối tuần để khách tham dự sự kiện có khoảng thời gian thư giãn.

Xây dựng kịch bản

Đây là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Để xây dựng kịch bản chi tiết cho một sự kiện, bạn sẽ lên kế hoạch cho những công việc quan trọng cần làm như nội dung chương trình, trang trí và dàn dựng, phân công nhân lực cho từng khâu,… Bạn cũng sẽ cần xây dựng bảng phân công công việc cho từng nhân viên để kiểm soát và giám sát chặt chẽ tiến độ công việc cụ thể.

Các bước xây dựng kịch bản:

• Lập danh sách khách mời: Việc lập danh sách khách mời sẽ giúp bạn xác định được số lượng khách mời tham dự như thế nào để lựa chọn địa điểm và dàn dựng chủ đề cho phù hợp.

• Sắp xếp ngân sách: Bạn nên lập ngân sách rõ ràng cho những gì bạn cần chi cho sự kiện của mình. Nếu bạn chỉ có thể tổ chức sự kiện với một số tiền nhất định, bạn nên chia số tiền đó thành những khoản nhỏ hơn tương ứng với những công việc cụ thể.

• Trình bày dự án cho khách hàng: Sau khi bạn đã phát triển xong một kế hoạch cụ thể cho sự kiện sắp tới, bạn cần trình bày kế hoạch cho khách hàng để họ xem xét, phê duyệt hoặc sửa chữa. Nếu khách hàng đồng ý với kế hoạch của bạn thì hãy bắt tay vào chuẩn bị chiến dịch ngay.  Nếu khách hàng chưa đồng ý, bạn cần chỉnh sửa lại cẩn thận theo ý kiến ​​và nhu cầu của khách hàng.

Tiến hành chuẩn bị sự kiện

Từng bộ phận thực hiện theo nhiệm vụ được giao như sắp xếp địa điểm tổ chức sự kiện, thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng,… Người điều phối dự án cần liên tục theo dõi tiến độ tổ chức sự kiện và công việc được giao để ứng phó linh hoạt với các tình huống khác nhau.

Tổng duyệt chương trình

Đây là lần kiểm tra tổng thể cuối cùng trước khi sự kiện chính thức bắt đầu để đánh giá mức độ hoàn thành của sự kiện so với dự kiến ​​ban đầu.

Dọn dẹp địa điểm sau khi sự kiện kết thúc

Sau sự kiện, việc bạn cần làm bây giờ là thu dọn địa điểm tổ chức sự kiện, làm thủ tục thanh toán hợp đồng thuê địa điểm, bàn giao đạo cụ cho thuê,…

Nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời cần lưu ý

Các vị khách không mời

Vì diễn ra trong một không gian rộng lớn nên khó có thể kiểm soát được số lượng người tham dự sự kiện. Điều này khiến sự xuất hiện của những vị khách không mời khó có thể tránh khỏi. Do đó, bạn cần thuê một đội bảo vệ để giảm trường hợp kẻ xấu đột nhập.

Thời tiết khắc nghiệt

Đây là một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà hầu hết mọi hoạt động ngoài trời đều gặp phải. Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giải pháp đối phó với sự thay đổi của thời tiết bằng cách luôn cập nhật tin tức dự báo thời tiết trong suốt quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị tổ chức event ngoài trời.

Trẻ đi lạc khi sự kiện đang diễn ra

Vấn đề trẻ em bị lạc không phải là hiếm trong các hoạt động ngoài trời. Vì vậy, bạn cần thuê đội bảo vệ chuyên nghiệp để xử lý tình huống phát sinh.

Sự ồn ào và hỗn loạn khi tổ chức event ngoài trời

Phải nói rằng, các hoạt động ngoài trời là những nơi tự do, vì vậy rất khó để kiểm soát tiếng ồn. Điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến khu vực xung quanh và khiến cảnh sát phải đến báo động.

Tổng kết

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những điều cần lưu ý cũng như cách thức tổ chức event ngoài trời. Hy vọng qua bài viết này, các bạn sẽ lên được kế hoạch tổ chức cho một sự kiện ngoài trời thật ấn tượng và thành công đúng như mong muốn. Các bạn hãy thường xuyên theo dõi leo-decor.com để biết thêm được nhiều những điều bổ ích nhé.