Top 9 kỹ năng tổ chức sự kiện event nhất định phải có

Kỹ năng tổ chức sự kiện event là gì, có vai trò quan trọng như thế nào? Một sự kiện thành công đòi hỏi người tổ chức phải trang bị cho mình kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành chương trình một cách thuận lợi và đạt hiệu quả như mong muốn. Vậy những kỹ năng tổ chức sự kiện là gì, cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Kỹ năng tổ chức sự kiện event quan trọng nhất – Khả năng sáng tạo

Tất cả những gì người tham gia nghe, nhìn và cảm nhận tại sự kiện là kết quả của sự sáng tạo độc đáo của người tổ chức sự kiện. Sự sáng tạo đóng vai trò rất quan trọng trong tất cả các khâu của sự kiện, từ lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch, thiết kế, trang trí, lên kịch bản chương trình, biểu diễn giải trí, đến ý tưởng truyền tải nội dung và thông điệp sự kiện cho công ty.

Để ngày càng có nhiều ý tưởng hơn, chúng ta có thể nhờ các nhà tổ chức sự kiện hoặc những người có kỹ năng sáng tạo tốt giúp đỡ. Ngoài ra, bạn có thể tham gia một hội thảo hoặc một khóa học chuyên sâu về luồng sự kiện. Tại đó, bạn sẽ thực hành các kỹ năng tổ chức sự kiện của mình bằng cách tìm hiểu thông tin mới nhất về ngành tổ chức sự kiện.

Kỹ năng xây dựng kịch bản

Để viết được một kịch bản hoạt động hay, người viết cần có óc sáng tạo, óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để hình dung ra cách thức hoạt động và đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng rất cần thiết. Một ý tưởng dù hay đến đâu, cho dù tư duy và trí tưởng tượng phong phú đến đâu, nếu không thể diễn đạt thành lời thì cũng vô ích.

Nói đến kỹ năng viết, không thể hoàn thiện và trau dồi mỗi ngày mà đó là cả một quá trình.

Mỗi ngày bạn viết một chút và đọc nhiều hơn một chút, vốn từ vựng và câu của bạn sẽ tăng lên và khả năng diễn đạt của bạn cũng dần được cải thiện. Hoặc gặp gỡ và nói chuyện với một người giao tiếp tốt mỗi ngày cũng có thể cải thiện kỹ năng viết và trình bày của bạn.

Kỹ năng viết proposal

Kỹ năng viết proposal là kỹ năng cung cấp cho người xem một đề xuất sự kiện sao cho người đọc dễ dàng hình dung được cái nhìn tổng quan nhất về các chương trình sắp tới. Để làm được như vậy, nội dung của đề xuất phải thật ngắn gọn, súc tích và không quá dài, vì nếu quá dài, người đọc sẽ đọc lướt qua đề xuất của bạn hoặc bỏ sót ý chính.

Cách thể hiện cũng quyết định sự chuyên nghiệp của người ra đề. Nhân viên tổ chức sự kiện phải biết cách ăn nói thuyết phục để chinh phục được khách hàng.

Kỹ năng lập kế hoạch

Lên kế hoạch cụ thể là một cách để tối ưu hóa thời gian mà vẫn hoàn thành tốt công việc. Thông qua quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xác định những gì cần làm trước và những việc cần làm tiếp theo. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn sắp xếp công việc theo trình tự khoa học, giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh hoạt hơn với các tình huống bất trắc, giúp đẩy nhanh quá trình đạt mục tiêu của tổ chức.

Kỹ năng quản lý tài chính

Ngoài những kỹ năng trên, nhân viên tổ chức sự kiện còn phải sở hữu những kỹ năng quản lý tài chính cơ bản. Mặc dù mọi ngân sách đều cần thời gian để thực hiện, nhưng bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản:

Minh bạch về doanh thu sự kiện: Thông thường, các kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo thu hút một lượng lớn các nhà tài trợ hoặc khách mời. Vì vậy, việc minh bạch thu chi sẽ tránh thất thoát ngân sách của chương trình sự kiện.

Luôn có phương án dự phòng: Để tránh những tình huống xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, bạn phải có phương án dự phòng cho tất cả các sự kiện có thể xảy ra.

Kỹ năng quản lý thời gian

Người tổ chức sự kiện có rất nhiều việc phải làm. Nếu bạn không biết cách sắp xếp công việc và quản lý thời gian hợp lý, bạn sẽ bị quá tải với những công việc hàng ngày. Lập một kế hoạch chi tiết với các nhiệm vụ cụ thể và thời gian chính xác sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc với hiệu quả đáng kinh ngạc.

Kỹ năng quản lý rủi ro

Được biết đến là việc tổ chức sự kiện sẽ khó tránh khỏi những sai sót khi thực hiện một chương trình. Tuy nhiên, đối với các sự kiện chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu các rủi ro và phòng tránh chúng.

Càng nhiều rủi ro được trình bày và dự đoán, thì càng có khả năng cao xuất hiện nhiều yếu tố tác động, ảnh hưởng đến dòng thời gian của các sự kiện. Muốn làm tốt điều này, người tổ chức sự kiện cần có khả năng nắm bắt tin tức nhanh chóng và chính xác để có thể xác định rủi ro ngay lập tức và đưa ra hướng giải quyết thích hợp.

Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm

Tất nhiên, người tổ chức sự kiện cần phải có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm tốt. Bạn luôn phải có cái nhìn tổng thể về mọi tình huống, đặc biệt là khi có sự cố xảy ra. Bạn cũng phải có khả năng làm việc nhóm, hợp tác và phát triển cùng với đồng đội để đạt năng suất tối đa. Không phải ai cũng bắt đầu với kỹ năng này, nhưng khi tiếp xúc nhiều hơn với công việc, bạn sẽ có nó và dần dần cải thiện nó.

Kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống là khả năng xác định vấn đề, phân tích và xử lý thông tin từ đó hiểu được vấn đề, giúp bạn đưa ra giải pháp và đánh giá hiệu quả.

Mỗi ngày, mỗi chiến dịch bạn gặp phải có rất nhiều vấn đề về công việc và mối quan hệ phải giải quyết. Nhân viên muốn phát triển mạnh trong ngành tổ chức sự kiện phải sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề khéo léo.

Tổng kết

Vừa rồi là những kỹ năng tổ chức sự kiện mà một người học việc hay làm tổ chức sự kiện cần có. Ngoài ra, còn có các kỹ năng mềm khác, bạn càng học nhiều, càng có nhiều kỹ năng thì bạn càng có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện cũng như cơ hội thăng tiến trong công việc. Hãy trang bị những kỹ năng đó cho mình ngay từ bây giờ để con đường phía trước của bạn được rộng mở hơn. Đừng quên theo dõi leo-decor.com để cập nhật thêm nhiều điều thú vị nhé.