Hướng dẫn lập bản kế hoạch tổ chức event chi tiết cho sự kiện quan trọng

Bạn được phân công lên bản kế hoạch tổ chức event cho một tổ chức nhưng bạn lại chưa biết làm như thế nào? Bạn không biết những khâu cần có để lập nên bản kế hoạch tổ chức event nhằm tránh những điều đáng tiếc không đáng có xảy ra? Cùng đọc bài viết dưới đây để cùng Leo- decor.com  biết thêm chi tiết cách lập một bản kế hoạch tổ chức event cũng như dự trù những trường hợp xấu xảy ra nhé.

Bước 1 của việc lập bản kế hoạch tổ chức event – Xác định loại sự kiện và mục đích cho sự kiện

Trước tiên, bạn cần quyết định loại sự kiện bạn muốn tổ chức: lễ khai trương – khánh thành, gặp gỡ khách hàng, ra mắt sản phẩm mới … Khi bạn đã xác định được loại hình sự kiện mình muốn tổ chức, bạn sẽ biết chính xác mình cần phải làm gì .

Công việc tiếp theo là xác định mục đích và mục tiêu của hoạt động. Đây là một bước rất quan trọng. Bạn cần có những mục tiêu và mục tiêu cụ thể để tạo ra một mẫu kế hoạch chính xác nhất.

Ví dụ, bạn cần tung ra một sản phẩm mới của công ty. Mục đích xác định của bạn: mang thương hiệu và tên tuổi sản phẩm đến với tất cả người tiêu dùng miền Bắc. Mục tiêu: 150 khách – người qua đường ghé thăm; 200 cuộc thăm dò ý kiến; 50 người dùng thử sản phẩm.

Xác định đối tượng của sự kiện

Đây là bước rất quan trọng tạo cơ sở cho việc tổ chức sự kiện. Đông đảo người tham gia : MC, PG, PB, đoàn nghệ thuật, múa hát, trang trí, thi công … Sau đó chuẩn bị kỹ lưỡng kịch bản; báo giá MC, nhân sự. Trong quá trình tổ chức, cần theo dõi các thủ tục một cách cẩn thận.

Nhóm người tham gia: Đây là những khách mời của sự kiện và những người qua đường muốn ghé thăm. Bạn cần quyết định khách mời nào sẽ tham dự, gửi thư mời trước sự kiện một tuần và 2 ngày, gọi điện để xem phản hồi từ khách mời để chốt danh sách.

Xây dựng thông điệp sự kiện mang đến

“Thông điệp sự kiện” không chỉ là một thông điệp của một sự kiện, mà là một thông điệp truyền thông sẽ theo một sản phẩm / dịch vụ / công ty / cửa hàng đến vòng đời cuối cùng của nó. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập các thông điệp truyền thông rõ ràng.

Mỗi hoạt động cần hướng đến một chủ đề nhất định, có thể sử dụng vào các ngày lễ, ngày kỷ niệm,… kết hợp với thông tin của hoạt động để truyền tải đến đối tượng mục tiêu một cách mạnh mẽ hơn.

Yếu tố quan trọng trong bản kế hoạch tổ chức event – Dự kiến thời gian và địa điểm

Một trong những bước quan trọng không kém là xác định thời gian và địa điểm tổ chức. Hãy chọn thời gian và địa điểm để khi nhận được lời mời, mọi người phải đáp lại: “Vâng, tôi sẽ tham dự!”? Tất nhiên, đây sẽ là khung giờ thuận lợi mà mọi người đều “rảnh rỗi” và ở vị trí thuận tiện đi lại – bạn cảm thấy ngân sách là hợp lý!

Ngoài ra, xin lưu ý rằng một số địa điểm yêu cầu đặt trước, vì vậy hãy liên hệ với họ càng sớm càng tốt để chọn khung giờ phù hợp nhất với sự kiện của bạn.

Lập khung bản kế hoạch tổ chức event

Bạn cần xây dựng một khung chương trình sự kiện diễn ra, càng chi tiết càng tốt. Khung kế hoạch được phát triển dựa trên các tài liệu sẵn có ở trên.

Lên kế hoạch lên kịch bản như ý tưởng chủ đề, báo giá MC, thiết kế sân khấu, giấy mời…

Liên hệ và chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị đầy đủ cho chương trình.

Lên kế hoạch truyền thông cho event

Để nhiều người biết đến và tham dự sự kiện, bạn cần xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện đó.

– Xác định phương pháp được sử dụng để quảng bá sự kiện hoặc hoạt động.

– Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm phát tờ rơi, thông cáo báo chí, email, v.v.

– Quyết định liên hệ với ai khi yêu cầu công khai thông tin về một sự kiện hoặc hoạt động.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến thông tin về các sự kiện hoặc hoạt động khác nhau.

 – Xác định cách giao tiếp với mọi người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức suôn sẻ

Chuẩn bị các công tác hậu cần trong bản kế hoạch tổ chức event

Bạn nên nghĩ hết tất cả mọi thứ có thể xảy ra ở hậu cần:

• Bãi đậu xe của khách ở đâu?

• Bố trí không gian nơi tổ chức như thế nào?

• Bạn cần thiết bị điện nào?

• Tôi sẽ phải chịu thêm chi phí nào cho các mặt hàng bổ sung (đồ uống có loa, huy hiệu, tài liệu khuyến mại, quà tặng, v.v.)?

• Cần bao nhiêu người để chương trình chạy trơn tru?

• Những sự kiện gây rối nào sẽ xảy ra?

Điều quan trọng là ngồi lại với team của bạn tại thời điểm này để thảo luận và xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề, có thể xuất hiện trong sự kiện.

Lên một danh sách những đồ vật cần đem đến địa điểm tổ chức

Điều tồi tệ sẽ diễn ra nếu bạn không chuẩn bị đủ 500 chai nước cho tất cả các khách mời được mời đến trong buổi tiệc ngày hôm đó chỉ vì lý do là bạn để quên nó ở nơi làm việc.. Vì vậy, cần có danh sách kiểm tra của riêng bạn để dễ dàng theo dõi mọi thứ bạn cần cho kế hoạch tổ chức sự kiện.

Nếu các dụng cụ mà bạn chuẩn bị nằm rải rác ở các vị trí khác nhau, hãy giao cho mỗi người một nhiệm vụ cụ thể. Bằng cách đó, bạn không phải mất hàng giờ chạy khắp nơi để thu thập mọi thứ và… kiệt sức. Và phải nhớ rằng luôn luôn nắm giữ được tình hình tin tức tiến độ chuẩn bị của các dụng cụ đó nhé.

Tổng kết

Trên đây cũng là cách lập một bản kế hoạch tổ chức event một cách cụ thể mà hẳn là bạn đang cần tới. Hãy theo dõi leo-decor.com để biết thêm nhiều thông tin mới và bổ ích nhé.